Warum Sie unabhängige Mandanteninformationen brauchen

Steuerberater müssen ihre Mandanten über steuerlich relevante Themen aufklären. Das gebietet die sog. "Informationspflicht". In der Regel erfolgt die Beratung durch ein persönliches Gespräch.

Persönliche Gespräche sind effektiv. Dabei wird der Berater intensiv und zielgerichtet auf die Belange jedes einzelnen Mandanten eingehen. Im Dialog erfährt er Hintergründe und Motive bestimmter Vorgehensweisen des Steuerpflichtigen, die sicherlich in erster Linie auf wirtschaftliche Vorteile ausgelegt sind. Anhand des Erfahrenen kann er nun unter Zugrundelegung der neuesten Gesetzgebung und Rechtsprechung sowie diversen Verwaltungsanweisungen steuerlich vorteilhafte Aspekte aufzeigen.

Gesetzgebung und Rechtsprechung unterliegen einem ständigen Wandel; das kennen wir gerade aus der jüngsten Vergangenheit. Um den Mandanten kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten, reicht die Zeit für eigentlich notwendige zahlreiche Einzelgespräche oft nicht aus. Die optimale Möglichkeit, alle Mandanten aktuell zu informieren, liegt daher im Verfassen und Versenden eines Informationsrundschreibens.

Die vom steuerlichen Berater selbst erstellten Informationsschreiben sind optimal, erfordern jedoch viel Energie und Zeit für Recherche - Zeit, die sinnvoller eingesetzt werden kann. Hier greifen immer mehr Steuerberater auf professionell erstellte Mandanteninformationen aus Fachverlagen zurück

Gründe, die den Aufwand rechtfertigen

• Informationen übermitteln
  In erster Linie dienen die Rundschreiben der Informationsübermittlung. Dabei gilt grundsätzlich: "In der Kürze liegt die Würze". I. d. R. reichen vier Seiten aus, um auf das Wichtigste hinzuweisen. Letztendlich sollen die Informationen dem Leser nicht die Zeit rauben. Umfangreiche Rundschreiben mit mehreren Seiten überfordern die meisten Mandanten und nehmen ihnen - je nach verfügbarer Zeit - den Willen, diese überhaupt durchzulesen. Auch die Beiträge selbst sind kurz zu halten. Sie sollen anregen, aber keine steuerlichen Abhandlungen darstellen. Bei Interesse wird der Mandant seinen Steuerberater kontaktieren, um im persönlichen Gespräch relevante Dinge auf seine ureigene Situation abzustimmen.
  
  Über die Informationsübermittlung hinaus gibt es für die moderne Steuerberaterkanzlei jedoch noch weitere gewichtige Gründe, Mandanteninformationen zu erstellen und an ihre Klienten weiterzureichen.
  
  
• Haftung beschränken
  Steuerliche Berater haften für verursachte Schäden, die aufgrund ihrer Beratung zustande kommen. Sie sind deshalb gesetzlich verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen. In der Praxis lässt es sich nicht immer vermeiden, dass Mandanten eigene - zum Teil auch steuerlich riskante - Wege gehen. Wurde der Steuerpflichtige von seinem Berater über seine Rundschreiben auf das Risiko aufmerksam gemacht, so kann er seine Haftungsinanspruchnahme zumindest einschränken.
  
  Vorbeugen ist besser als heilen. Durch den Hinweis auf die neuesten Änderungen in der Gesetzgebung und Rechtsprechung und die entsprechend gültigen Verwaltungsanweisungen sowie auf geplante Gesetzesvorhaben können steuerschädliche Nachteile von vornherein vermieden werden. Die Mandanteninformation erfüllt somit auch eine vorbeugende Aufgabe.
  
  
• Steuersparende Anregungen
  Die Rundschreiben informieren und sensibilisieren alle einbezogenen Mandanten. Themen, die in der Vergangenheit für den einen oder anderen unwichtig schienen, können nun wieder aufgrund geänderter Tatbestände höchst interessant werden. Insbesondere für den Steuerzahler positive Berichte geben dem Einzelnen Impulse zur steuersparenden Gestaltung, deren Durchführungsmöglichkeit in persönlichen Gesprächen vertieft werden kann.
  
  
• Kosten einsparen
  Das Preis-Leistungs-Verhältnis von professionell erstellten Informationsschreiben stimmt! Mit Preisen, die sich i. d. R. im Centbereich pro Mandant bewegen, werden alle Vorteile erreicht, die eine Mandanteninformation bieten kann.
  
  Rechnet man die Zeit, die ein Steuerberater benötigt, um ein eigenes Rundschreiben zu verfassen und entsprechend für seine Mandanten auf Papier zu bringen, kommt sicherlich ein Betrag heraus, der den Preis für fremdbezogene Informationsschreiben um das Vielfache übersteigt.
  
  
• Image verbessern
  Alteingesessene Steuerberaterkanzleien haben sich, bedingt durch langjährige Tätigkeit bei Ihren Mandanten, i. d. R. ein gutes Image verschafft. Die Kanzleien haben es jedoch schwer, ihre Leistungsfähigkeit direkt an potenzielle fremde Mandanten zu tragen, sodass sie letztendlich auf die gute alte "Mund-zu Mund-Propaganda" vertrauen müssen. Ein gutes Image wird sicherlich durch ausgezeichnete Beratungsqualität erreicht. Die allein reicht aber in der heutigen Zeit nicht mehr aus. Die Mandanten verlangen mehr. Sie wollen Rundumbetreuung und Service, wie sie es von anderen Dienstleistungsunternehmen gewohnt sind. Ein ausgezeichneter, nicht zu unterschätzender Service stellt die Mandanteninformation dar. Sie informiert, gibt steuersparende Anregungen und hält auf angenehme Weise den Kontakt zur Klientel.
  
  
• Marketingstrategie
  Marketing, ein Begriff, der sich bei den Steuerberatern und Rechtsanwälten bis heute noch nicht so recht durchgesetzt hat, wird gerade auf diesem Sektor in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Eine qualitativ gute Beratung ist Grundvoraussetzung für das Erhalten und Hinzugewinnen von Mandanten. Sie alleine reicht jedoch in unserer vielfältigen und schnelllebigen Informationsgesellschaft nicht mehr aus. Die Mandanten sind es gewohnt, für ihre Kunden immer präsent zu sein. Das Gleiche erwarten sie von ihren Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen, mit denen sie in Kontakt stehen oder die mit ihnen neue Geschäftsbeziehungen aufbauen wollen. Das gilt auch und insbesondere für Steuerberater und Rechtsanwälte, die sich mit Banken, Versicherungen, Unternehmensberatern und anderen Dienstleistungsunternehmen vergleichen lassen müssen.
  
  Mit dem Versand der Mandanteninformationen wird regelmäßig eine Aktion eingeleitet, die beim Empfänger eine Reaktion auslöst. Ziel ist es, den betroffenen Leser für bestimmte Themen zu sensibilisieren, sodass er versucht, die empfangene Information auf seine persönliche Situation umzulegen. In der Regel sind die Mandanten aber Steuerlaien. Sofern sie nicht schon mehrfach mit dem veröffentlichten Thema zu tun hatten, benötigen sie jetzt, wenn sie von einem Beitrag betroffen sind, detaillierte, auf ihre speziellen Probleme abgestimmte Informationen. Es entsteht ein erweiterter Beratungsbedarf vonseiten des Mandanten. Die Themenauswahl in den Rundschreiben ist aktuell, vielfältig und breit gestreut. Der eine oder andere Beitrag weckt beim Steuerpflichtigen Interessen, von denen der steuerliche Berater in der Vergangenheit noch nichts wusste. Es entsteht ein neuer Beratungsbedarf, bei dem vorteilhafte steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten aufgezeigt werden können.
  
  Über die Informationsschreiben wird der Kontakt zum Mandanten regelmäßig aufrechterhalten. Der Steuerberater hat somit die Möglichkeit, sich vollkommen unaufdringlich und in angenehmer Form in Erinnerung zu rufen.
  
  
• Kundenzeitschrift
  Die Mandanteninformation ist die Kundenzeitschrift des Beraters. Wenn man sich auf dem Markt umsieht, kommt man zu dem Ergebnis, dass i. d. R. fast ausschließlich renommierte Unternehmen eine eigene Kundenzeitschrift herausgeben. Der Steuerberater kann sich hier problemlos einreihen.
  
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Warum Mandanten-Informationen vom Ernst Röbke Verlag?

Seit 1980 erstellen wir Mandanten-Informationen für Angehörige der steuerberatenden Berufe. Seit 1995 nutzen auch die Vertreter der rechtsberatenden Berufe unsere Informations-Schreiben. Dieser Erfahrungsreichtum macht uns sicher und kommt unseren Kunden zugute.

Neben den bekannten Gründen für den allgemeinen Einsatz von Mandanten-Informationen bieten die von uns herausgegebenen Rundschreiben weitere Vorteile, die wir nachfolgend aufzeigen wollen:

1. ansprechend gestaltet
   Das äußere Erscheinungsbild ist sachgerecht und zeitgemäß. Wir wollen sachliche und fachgerechte Informationen vermitteln, aus denen der Informierte einen Nutzen ziehen kann.
   
   Für alle Print-Ausgaben wird umweltfreundliches Papier verwendet.
   Das ist unser Beitrag zum Natur- und Umweltschutz.



2. übersichtlich
   Die Gliederung der Mandanten-Information ist schnell durchschaubar. Vier wichtige Kriterien kennzeichnen unsere Informations-Schreiben:
   • Ein Inhaltsverzeichnis,
     das eine Vorabinformation über die veröffentlichten Themen gibt.
   • Die Themen
     selbst werden aufgrund der neuesten Gesetzgebung und Rechtsprechung sowie den entsprechenden Verwaltungsanweisungen sortiert und nach Allgemeingültigkeit, Wichtigkeit und Notwendigkeit ausgewählt. Je nach Berufsgruppe - also ob Steuerberater oder Rechtsanwalt - haben die Themen mit steuerlichem oder aber mit rechtlichem Inhalt Vorrang.
   • Kurz berichtet
     ist eine Abschlussrubrik, die Themen verschiedenster Art, von Arbeitsrecht bis Zinsen, in kürzester Form aufgreift.
   • Die Steuertermine
     werden für die relevantesten Steuerarten jeden Monat neu festgelegt.



3. kurz und bündig
   Wir haben unsere "Printmedien" auf vier DIN A4 Seiten begrenzt. Letztendlich sollen sie dem Leser nicht die Zeit rauben. Rundschreiben mit mehreren Seiten überfordern den Mandanten und nehmen ihm - je nach verfügbarer Zeit - den Willen, diese überhaupt durchzulesen.

   Auch die Beiträge selbst sind kurz gehalten. Sie sollen Anregen, aber keine steuerlichen Abhandlungen sein. Bei Interesse soll der Mandant seinen Steuerberater kontaktieren, um im persönlichen Gespräch relevante Dinge auf seine ureigene Situation abzustimmen.

4. verständlich
   Die Amtssprache, in der manche Urteile des Bundesfinanz- oder des Bundesgerichtshofs und anderer Gerichte abgefasst sind, sind für den Steuerlaien kaum verständlich. Hier sind wir besonders bemüht, Verständlichkeit auch für den Nichtfachmann hineinzubringen, was bei der kurzen Abhandlung in den Mandanten-Informationen durchaus nicht einfach ist.

   Wer mit Gesetzestexten zu tun hat, weiß, dass jedes Wort eine enorme Aussagekraft hat, dass manche Sätze wie eine mathematische Formel wirken. Sobald ein Wort weggelassen oder verdreht wird, kann die Richtigkeit der Aussage leiden.

   Der Entwurf eines jeden Rundschreibens wird deshalb mehreren auswärtigen Beratern zur Verfügung gestellt und entsprechend auf Verständlichkeit und Richtigkeit überprüft, bevor die endgültige Drucklegung erfolgt. Beispiele und Anmerkungen verdeutlichen den Sachverhalt.

5. persönlich
   Die vom Steuerberater selbst erstellte und auf die Belange jedes einzelnen Mandanten zugeschnittene Mitteilung ist die optimale Information. Dies kostet jedoch wertvolle Zeit und wird in der Praxis oft sehr stiefmütterlich behandelt.

   Um dennoch persönliche Mitteilungen machen zu können, haben unsere Kunden jederzeit die Möglichkeit, interessante Beiträge einzusenden.

   Gerade diese Beiträge aus der Praxis für die Praxis sind ideal, da sie anwendungsgerechte Informationen enthalten. Durch das Beisteuern eigener Beiträge werden die von uns herausgegebenen Rundschreiben persönlicher und praxisgerechter. Selbstverständlich kann jeder Kunde seine Mandanten-Informationen mit Namenseindruck erhalten.

   Selbst die Übernahme bestimmter Kanzleilogos ist in der Regel kein Problem, was das Corporate Identity unterstützt und den Marketingeffekt verstärkt.

   Noch persönlicher können die Berater ihre Mandanten-Informationen mit Hilfe der CD- bzw. E-Mail-Versionen wie z. B. "Das Individuelle" gestalten. Hier finden sie Beiträge aus dem Steuer-, Wirtschafts-, Arbeits- und Sozialrecht.

   Diese können nunmehr auf Wunsch individuell gestaltet werden. Texte zu bearbeiten, neue Beiträge hinzu zu fügen oder nicht gewünschte Informationen zu streichen ist durch das verwendete Word-Format leicht zu bewerkstelligen.

   Durch den Ausdruck auf eigenem Briefpapier entsteht so ein individuelles, persönliches Informations-Schreiben.

6. aktuell
   Ganz besonders legen wir Wert darauf, auf aktuelle Termine und Fristen hinzuweisen. Auch der Inhalt entspricht der neuesten Gesetzgebung und Rechtsprechung. Die Steuertermine für den jeweiligen Erscheinungsmonat werden in jeder Ausgabe veröffentlicht. Sie informieren über die wichtigsten Steuerzahlungstermine und Schonfristen.

   Die monatliche Erscheinungsweise verstärkt die Aktualität und gestattet es, die Rundschreiben kurz und bündig zu gestalten. Aber auch Rundschreiben, die vierteljährlich erscheinen, können Informationsdefizite decken und den Kontakt zu Ihrem Klientel aufrechterhalten.

7. nachprüfbar
   Jeder Berater erhält neben den Mandanten-Informationen kostenlos ein Fundstellenverzeichnis mitgeliefert. Daraus kann er sofort ersehen, in welchen fachspezifischen Quellen er nachschlagen kann, um die Beiträge bei Rückfragen untermauern zu können, bzw. welches Urteil des Bundesfinanzhofs oder anderer Gerichte dem Beitrag zugrunde liegt.



8. preiswert
   Das Preis-Leistungsverhältnis stimmt! Mit einem Preis von z. B. 0,24 Euro bis zu 0,58 Euro pro Mandant und Monat (je nach Bestellmenge) beim Printmedium "Das Wichtigste aus dem Steuerrecht" bzw. 45,50 Euro bei der CD- bzw. E-Mail-Version "Das Individuelle" werden alle Vorteile erreicht, die eine Mandanten-Information bieten kann.

   Rechnet man die Zeit, die ein Steuerberater benötigen würde, um ein Rundschreiben zu verfassen und entsprechend für alle Mandanten auf Papier zu bringen, käme sicherlich ein Betrag heraus, der den oben genannten Betrag um das Vielfache übersteigen würde.

   Die erste Lieferung bei Bestellung eines "Printmediums" erfolgt kostenlos, unabhängig ob mit oder ohne Namenseindruck, sozusagen als kleines Dankeschön für das entgegengebrachte Vertrauen. Auch die Auflagen-Erhöhungen werden für den ersten Monat nicht berechnet. Dadurch wird der Listenpreis insgesamt noch einmal reduziert.

   Bei der CD- bzw. E-Mail-Version kann auf ein sog. Schnupper-Abo zurückgegriffen werden. So hat der steuerliche oder rechtliche Berater die Möglichkeit die Informations-Schreiben drei Monate zu einem Sonderpreis zu testen.

   Nicht zuletzt werden die gedruckten Rundschreiben schon auf DIN-Lang-Format gefalzt, was eine zusätzliche Arbeits- und Portoersparnis mit sich bringt.

9. marketinggerecht
   Marketing, ein Begriff, der sich bei den Steuerberatern und Rechtsanwälten bis heute noch nicht so recht durchgesetzt hat, wird gerade auf diesem Sektor in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Eine qualitativ gute Beratung ist Grundvoraussetzung für das Erhalten und Hinzugewinnen von Mandanten. Sie alleine reicht jedoch in unserer vielfältigen und schnelllebigen Informationsgesellschaft nicht mehr aus.

   Die Mandanten sind es gewohnt, für ihre Kunden immer präsent zu sein. Das Gleiche erwarten sie von ihren Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen, mit denen sie in Kontakt stehen oder die mit ihnen neue Geschäftsbeziehungen aufbauen wollen. Das gilt auch und insbesondere für Steuerberater und Rechtsanwälte, die sich mit Banken, Versicherungen, Unternehmensberatern und anderen Dienstleistungsunternehmen vergleichen lassen müssen.

   Zu einem gesamtheitlichen Marketingkonzept gehört deshalb in der modernen Beraterkanzlei die Mandanten-Information mit den zuvor erwähnten Eigenschaften.

   Sie muss 1. ansprechend gestaltet, 2. übersichtlich, 3. kurz und bündig, 4. verständlich, 5. persönlich, 6. aktuell, 7. nachprüfbar, 8. preiswert und dadurch 9. marketinggerecht sein.

   Wir wollen, dass unsere Kunden mit unseren Mandanten-Informationen erfolgreicher sind!

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Mandanteninformationen im Wandel der Zeit

Grundsätzlich bleibt es dem Berater selbst überlassen, in welcher Form und wie häufig er seine Klientel informiert. Monatliche Rundschreiben sind aktuell und können daher kurz und bündig bleiben, aber auch vierteljährliche Informationen und sog. Jahresrundschreiben werden genutzt, um die Mandanten zu unterrichten.

• Printmedium
  Die ursprüngliche und zzt. noch am meisten verbreitete Form ist sicherlich das Printmedium. Durch das Versenden eines gedruckten Informationsschreibens erfüllen die Steuerberater auf optimale Weise ihre Informationspflicht. Diese werden i. d. R. mit den monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen dem Mandanten zugestellt - auch um Portokosten zu sparen.



• E-Mail
  Im Zeitalter von E-Mail und Internet nutzen immer mehr Berater diese Medien, um ihre Mandanten aktuell zu informieren. Auch hier können sie dabei auf professionell erstellte Rundschreiben zurückgreifen. So beinhalten die E-Mail-Varianten Word- und PDF-Dateien, die dem Berater einerseits die Möglichkeit einräumen, selbst an den Infos noch zu feilen und diese auf eigenem Briefpapier auszudrucken und/oder diese einfach als E-Mail-Anhang an die Klientel weiterzuleiten. Das Versenden von E-Mail-Informationen erspart ganz nebenbei auch das Porto.



• Internet
  Die meisten Berater sind bereits mit einer Homepage im Internet vertreten. Leider wird häufig übersehen, dass sich der Besucher - insbesondere der potenzielle Interessent - schnell langweilt und das Interesse verliert, die Homepage wieder zu besuchen, wenn er regelmäßig die gleichen Seiten vorfindet.
  
  Eine der besten Möglichkeiten den eigenen Internetauftritt attraktiver zu gestalten und aufzuwerten, sind aktuelle Mandanteninformationen. Dabei braucht der Berater die Informationen noch nicht einmal selbst in die Homepage einzupflegen. Über ein sog. Linksystem gelangen die aktuellen Infos regelmäßig und automatisch auf die Internetseiten, wenn es einmalig installiert wird. Grundsätzlich darf eine optische Anpassung der Informationsseiten an die Beraterhomepage nicht fehlen.
  
  Im Idealfalle bereichern nicht nur aktuelle Infos die Internetseiten, sondern auch eine Datenbank, über die die Klientel durch die Eingabe bestimmter Suchbegriffe einen kurzen Beitrag dazu findet, der nunmehr als Gesprächsgrundlage für die Besprechung mit dem Steuerberater dient.
  
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